Datenschutzordnung

Arbeitskreis Humanitäre Hilfe für Asylbewerber e.V. Neustadt/Weinstraße
Stand: 23. Juli 2018

Präambel

Der AK-Asyl nimmt den Schutz der ihm anvertrauten Daten ernst und trifft geeignete personelle und organisatorische Maßnahmen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in ihrer jeweils gültigen Fassung sicherzustellen.

§ 1 Verantwortlichkeiten

(I)Verantwortliche im Sinne der DSGVO sind die Mitglieder des Vereinsvorstandes im Sinne von § 26 BGB.
(II)Daneben ist jeder ehrenamtliche Mitarbeiter des AK-Asyl verpflichtet, in seinem Tätigkeitsgebiet die Vorschriften der DSGVO einzuhalten.
(III)Der Vorstand hat dafür Sorge zu tragen, dass alle ehrenamtlichen MitarbeiterInnen des AK-Asyl, die Zugriff auf personenbezogene und sonstige geschützte Daten im Rahmen ihrer Tätigkeit haben oder im Rahmen ihrer Tätigkeit Daten im Sinne der DSGVO verarbeiten , auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO schriftlich verpflichtet werden.
(IV)Nach Abgabe der Verpflichtungserklärung werden die MitarbeiterInnen in die Liste der „Registrierten ehrenamtlichen MitarbeiterInnen“ aufgenommen.
(V)Der Vorstand stellt eine geeignete Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sicher.
(VI)Der Vorstand bestellt einen Datenschutzbeauftragten, wenn die gesetzlichen Bestimmungen dies erfordern.
(VII)Der Vorstand kann einen Datenschutzbeauftragten bestellen, auch wenn die gesetzlichen Bestimmungen dies nicht erfordern.
(VIII)Der Datenschutzbeauftragte muss von der auf die Bestellung folgende Mitgliederversammlung bestätigt werden.
(IX)Der Datenschutzbeauftragte ist dem Vorstand und der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig und gibt bei der Mitgliederversammlung einen Tätigkeitsbericht ab.

§ 2 Grundsätze der Datenverarbeitung und Sicherheitsstandards

(I)Es sind nur die Daten zu erheben, die zur Erfüllung des Vereinszweckes notwendigerweise erhoben werden müssen (Datensparsamkeit).
(II)Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass kein außenstehender Dritter Zugriff auf im Rahmen der Vereinstätigkeit erfasste Daten hat.
(III)Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bei Benutzung seines privaten PC normale Sicherheitsstandards (Firewall, Antivirenprogramm) aktualisiert einzuhalten.
(IV)Der Vorstand gewährleistet diese Sicherheit für den Büro-PC.
(V)Soweit MitarbeiterInnen den Büro-PC benutzen, ist zu gewährleisten, dass Zugang nur mit einem zentralen Passwort möglich ist, das nur den registrierten MitarbeiterInnen bekannt ist.
(VI)Eine Verschlüsselung und Anonymisierung von Daten wird nicht vorgenommen.
(VII)Damit AK-Asyl jederzeit Auskunft über alle gespeicherten Daten erteilen kann, hat jeder Mitarbeiter ein Verzeichnis zu führen, für welche Personen er personenbezogene Daten verarbeitet. Beginn und Ende (Löschung) der Datenverarbeitung sind zu erfassen.
(VIII)Der verantwortliche BGB-Vorstand und der Datenschutzbeauftragte sind berechtigt, in angemessenen Abständen, aus aktuellem Anlass (z.B. bei einem Auskunfts- oder Datenübertragungsverlangen), mindestens aber einmal jährlich zum 31. Dezember von den ehrenamtlichen MitarbeiterInnen das Verzeichnis gem. Abs. VII zu erhalten.

§ 3 Der Datenschutzbeauftragte

(I)Der Datenschutzbeauftragte berät den Vorstand und alle MitarbeiterInnen in allen datenschutzrechtlichen Fragen.
(II)Er hat das Recht, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestim-mungen durch den AK-Asyl unbeschadet der Verantwortlichkeit des Vorstandes zu prüfen und das Ergebnis dem Vorstand zur Kenntnis zu geben.
(III)Der Datenschutzbeauftrage ist Beschwerdeinstanz im AK-Asyl und Kontaktperson zum Datenschutzbeauftragten des Landes Rheinland-Pfalz.

§ 4 Kategorien von Datengebern

(I)Der AK-Asyl verarbeitet die zur Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten seiner Mitglieder.
(II)Der AK-Asyl verarbeitet die Daten von Spendern, finanziellen Zuwendern, Gönnern, Freunden und Sympathisanten.
(III)Der AK-Asyl verarbeitet die Daten von Rat und Unterstützung su-chenden MigrantInnen.
(IV)Der AK-Asyl verarbeitet Daten von Geschäftspartnern sowie Reprä-sentanten öffentlicher Einrichtungen, Institutionen, Dienststellen und Behörden.

§ 5 Erforderlichkeit bzw. Nichterforderlichkeit der Einwilligung zur Datenverarbeitung

(I)Keine Erforderlichkeit einer Einwilligung besteht für die Verarbeitung
• der für eine ordnungsgemäße Vereinsverwaltung und Mitgliederin-formation erforderlichen Mitgliederdaten,
• der für eine sachgerechte Bearbeitung erforderlichen Daten der Rat und Unterstützung suchenden Migranten,
• von Spenderdaten entsprechend den steuerlichen Nachweis- und Aufbewahrungsbestimmungen,
• Daten von Geschäftskunden, soweit für die Geschäftsabwicklung steuerrechtlich erforderlich
• Daten von Zuwendungsgebern, soweit eine gesetzliche Erfassung geboten ist
(II)Die Erforderlichkeit einer Einwilligung besteht für:
• Daten von Nichtmitgliedern
• Daten sonstiger Dritter mit Ausnahme von (I)
(III)Homepage
Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Home-Page des AK-Asyl ist grundsätzlich eine schriftliche Einwilligung der Betroffenen einzuholen.

§ 6 Information über Datenverarbeitung

(I)Der AK-Asyl hat in geeigneter Form (Satzung, Information) sicher zu stellen, dass alle Datengeber, deren Daten vom AK-Asyl verarbeitet werden, darüber informiert werden.
(II)Für Vereinsmitglieder erfolgt die Information über die Satzung und die Datenschutzordnung.
(III)Für Nichtvereinsmitglieder erfolgt die Information schriftlich oder per E-Mail
(IV)Für Migranten erfolgt die Information durch Aushang und mündlichen Hinweis.

§ 7 Rechte der Datengeber und deren Gewährleistung

(I)Der Vorstand sorgt dafür, dass alle Datengeber über ihre Rechte nach der DSGVO informiert werden und sichergestellt ist, dass der AK-Asyl die Ansprüche aus diesen Rechten zeitnah erfüllen kann.
(II)Im Einzelnen haben die Datengeber folgende Rechte:
• Das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten.
• Das Recht, die gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Das Recht, jederzeit Daten berichtigen zu können.
• Das Recht, die Verarbeitung von Daten untersagen oder einschränken zu können.
• Das Recht, verlangen zu können, dass die gespeicherten Daten in maschinenlesbarem Format an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
• Das Recht, eine teilweise oder vollständige Löschung der Daten zu verlangen, es sei denn, zwingende gesetzliche Vorschriften (z.B. Steuervorschriften) enthalten abweichende Speicher- und Lö-schungsbestimmungen.
• Das Recht, sich an den Datenschutzbeauftragten des AK-Asyl mit Fragen und Beschwerden zu wenden.
• Das Recht, sich an den Datenschutzbeauftragten des Landes Rheinland-Pfalz zu wenden.

§ 8 Führung von Verarbeitungsverzeichnissen

(I)Der Vorstand führt ein Gesamt-Verarbeitungsverzeichnis, welches folgende Informationen enthält:
• Art der im AK-Asyl anfallenden Verarbeitungstätigkeiten
• Ansprechpartner (sämtliche mit Daten elektronisch arbeitenden MitarbeiterInnen)
• Datum der Einführung
• Zwecke der Verarbeitung
• Kategorie der Datengeber
• Kategorie der beim Ansprechpartner erfassten personenbezogenen Daten
• Kategorie von Empfängern der Daten
• Löschungsfristen
• Technisch/organisatorische Maßnahmen.
(II)Die einzelnen DatenverarbeiterInnen führen ein Verarbeitungsverzeichnis auf dem Musterformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht „DSK-Musterverzeichnis allgemein“.

§ 9 Verfahrensregeln

(I)Diese Datenschutzordnung wird durch Beschluss der Mitgliederver-sammlung vom 09.04.2019 in Kraft gesetzt.
(II)Der Vorstand ist berechtigt, diese Datenschutzordnung vorläufig zu ändern, insbesondere einer geänderten Rechtslage anzupassen.
(III)Der Datenschutzbeauftragte ist zu beteiligen.
(IV)Nach vorläufiger Änderung ist die Datenschutzordnung der nächsten Mitgliederversammlung zur Genehmigung und Verabschiedung vorzulegen.
(V)In der jährlichen Mitgliederversammlung gibt der Datenschutzbeauf-tragte einen Rechenschaftsbericht ab.

 

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an uns:
Arbeitskreis Humanitäre Hilfe für Asylbewerber e.V.
Neustadt a.d. Weinstraße
Vorstand: Michael Landgraf, Klaus Eichelberger
Beauftragter für den Datenschutz: Herbert Exner
Talstraße 9 (Interkulturelles Haus)
67434 Neustadt/Weinstraße
phone: 06321 – 32036 (Anrufbeantworter)
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